Das Geheimnis guter Umfragen in Unternehmen: 4 goldene Regeln, die Sie beachten sollten

Image: Mooshny/Shutterstock.com
Image: Mooshny/Shutterstock.com

Unternehmen, die regelmäßig ihre Mitarbeiter befragen, können viel über die Stärken ihrer eigenen Organisation erfahren und verborgene Schwachstellen identifizieren. Doch um Umfragen mit hoher Resonanz und aussagekräftigen Ergebnissen zu gestalten, sollten Sie einige grundsätzliche Regeln beachten – die vier wichtigsten haben wir für Sie in diesem Blogbeitrag zusammengestellt.

1. Machen Sie’s anonym

Beginnen wir gleich mit einem der beliebtesten Gegenargumente von Umfragen-Kritikern: der Anonymität. Die Aussagekraft einer anonymen Mitarbeiterbefragung, so die Argumentation der Skeptiker, sei beschränkt, da Mitarbeiter ihr Feedback ja nicht gegenüber Kollegen und Vorgesetzten vertreten und mit Konsequenzen rechnen müssten. So führten anonyme Umfragen zu einem gleichgültigen Antwortverhalten oder gar destruktivem Feedback, das keine Relevanz habe. 

Das Gegenteil ist der Fall. Anonyme Mitarbeiterbefragungen sind eine Form des Dialogs, die vor allem Mitarbeitern, die im betrieblichen Alltag eher zurückhaltend sind, die Möglichkeit geben Ideen und Vorschläge einzubringen. Am Beispiel des Projekt-Monitoring hatten wir in unserem letzten Blogbeitrag skizziert, wie typische Gesprächssituationen und Meetings im hektischen Projektalltag ablaufen. Die Zeit ist knapp und am Ende sind es stets Mitarbeiter und Führungskräfte mit dem größten Sendungsbewusstsein, die die meiste Redezeit für sich beanspruchen. Schüchterne Kollegen, die oft über enormes Fachwissen und Einschätzungsvermögen verfügen, kommen nur selten zu Wort. So wird die Bewertung eines Projektes einseitig geprägt. Mit anonymen Umfragen als Ergänzung zu Meetings erhalten Sie dagegen ein neutrales Bild, das auf dem ehrlichen Feedback aller Beteiligten basiert.

 

2. Fassen Sie sich kurz

Umfragen im Unternehmen haben keinen wissenschaftlichen Anspruch. Sie wollen Impulse sammeln und keine Marktforschung betreiben. Halten Sie den Fragebogen kurz, so dass eine Beantwortung in ein bis zwei Minuten möglich ist. Als Faustregel gilt: Stellen Sie nicht mehr als zehn Fragen und stellen Sie diese so, dass eine Beantwortung mit ein, zwei Klicks möglich ist. Unsere Lösung für das Projekt-Monitoring verwendet ein Smiley-System, das nicht nur schnell geht, sondern auch Spaß macht. Testen Sie Ihren Fragebogen mit einigen Personen aus, bevor Sie mit Ihrer Umfrage live gehen. Brauchen die Testpersonen länger als zwei Minuten, feilen Sie weiter an Ihren Fragen.

Die Kürze des Fragebogens ist absolut essentiell. Nur wenn sich der Aufwand für Ihre Mitarbeiter in Grenzen hält, können Sie mit einer hohen und regelmäßigen Beteiligung rechnen. Als Faustregel gilt: Die Antwortrate sollte im Bereich von 60 bis 80 Prozent liegen. Eine niedrigere Beteiligung ist ein klares Zeichen dafür, dass Ihr Fragebogen zu lang oder die Fragen nicht relevant sind. Dann heißt es: Ran an den Fragebogen und weiter optimieren.

 

3. Bleiben Sie konsistent

Konsistenz bei Umfragen bezieht sich auf zwei Aspekte: Das Feedback Ihrer Mitarbeiter entfaltet seinen vollen Wert für Ihr Unternehmen erst dann, wenn Sie Optimierungsmaßnahmen daraus ableiten und umsetzen. Um zu überprüfen, ob die Maßnahmen zur gewünschten Verbesserung geführt haben, führen Sie eine erneute Mitarbeiterbefragung durch. Es geht darum, einen Kreislauf zu etablieren – einen wechselseitigen Prozess aus Mitarbeiterfeedback und fortlaufender Optimierung. 

Am besten verankern Sie diesen Prozess fest in Ihrer Organisation, indem Sie Ihre Mitarbeiter konsistent und in regelmäßigen Intervallen befragen. Wählen Sie den Rhythmus in Abhängigkeit vom Zeithorizont des Themas. Für dringende, kurzfristige Themen eignet sich ein wöchentlicher Rhythmus, während für langfristige Projekte Monats- oder sogar Quartalsintervalle ausreichen. Schließlich muss ja genügend Zeit bleiben, um Maßnahmen auf Basis des Feedbacks ableiten und umsetzen zu können und deren Wirksamkeit wiederum abzufragen. Wenn Sie sich an die oben genannte zweite Regel halten, beschränkt sich der Aufwand auf weniger als zwei Minuten pro Mitarbeiter. Bleiben Sie außerdem konsistent bei der Auswahl Ihrer Fragen. Mindestens 90 Prozent der Fragen sollten stets dieselben bleiben, damit Sie Feedback und Reaktionen im Zeitverlauf bewerten können.

 

4. Zeigen Sie Handlungsstärke 

Unsere Kunden wie Anglo American Platinum nutzen Mitarbeiterbefragungen für das Monitoring komplexer Projekte. Gerade im Zuge der digitalen Transformation stehen Organisationen vor großen Veränderungen. Das Feedback der Mitarbeiter ist eine wichtige Informationsquelle, um Risiken und mögliche Schwachstellen zu identifizieren. Halten Sie sich dabei stets an die Regel Nummer Eins und schützen Sie die Anonymität Ihrer Mitarbeiter – auch wenn die Kritik drastisch ausfällt. Nehmen Sie die Ergebnisse von Befragungen ernst und zeigen Sie Ihrer Organisation, dass es sich lohnt mitzumachen. Auf Befragungen sollten möglichst schnell Verbesserungsmaßnahmen folgen. Nur wenn Sie gegenüber Ihrer Organisation Handlungsstärke zeigen, können Sie mit einer hohen Beteiligung bei Umfragen rechnen und die Motivation ihrer Mitarbeiter steigern.

Unsere Projekt-Monitoring-Lösung generiert ganz automatisch auf Basis des Mitarbeiter-Feedbacks Maßnahmen zur Optimierung, die sich direkt den jeweils zuständigen Mitarbeitern zuordnen lassen. So entstehen aus Umfragen konkrete Verbesserungen und letztlich ein standardisierter Prozess, der in Fleisch und Blut Ihrer Organisation übergeht.

 

Fazit: Der Dialog mit ihrer Organisation ist ein wichtiger Baustein moderner Unternehmensführung. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, sich mit ihren eigenen Ideen und Verbesserungsvorschlägen in Ihr Unternehmen einzubringen. Regelmäßige Umfragen sind ein effizientes Tool, um aussagekräftiges Feedback einzuholen. Fassen Sie Ihren Fragebogen kurz, bleiben Sie konsistent und arbeiten Sie aktiv mit dem Feedback. Wir helfen Ihnen gerne beim Formulieren Ihrer Fragen. Schreiben Sie uns oder testen Sie Surwayne kostenlos!

Noch heute kostenlos testen

30 Tage. Keine Einschränkungen. Das volle Programm.
Jasmin Daneschumand

Vielen Dank!

Wir werden Sie in Kürze kontaktieren!

Jasmin Daneschumandjasmin@surwayne.com

Hosted in Germany