Das war’s mit Excel: Digitale Transformation erreicht Projektmanagement

Image: Orla/Shutterstock.com
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Kennen Sie Projektteams, die vollständig auf Excel verzichten? Nein? Wir auch nicht. Spreadsheets gehören zum Projektalltag und haben sich über viele Jahre hinweg als verlässliche Helfer bei der Projektplanung und Statuserfassung bewährt. Doch die Zeiten ändern sich: Die digitale Transformation fördert Vernetzung und Kollaboration. Neue Tools zur Steigerung von Produktivität und Transparenz machen nicht nur mehr Spaß als Excel & Co. – sie sparen auch Zeit und Geld. McKinsey fand heraus, dass wir rund zweieinhalb Stunden täglich mit der Suche nach Informationen verbringen, anstatt uns mit Aufgaben zu beschäftigen, die unmittelbar zum Projektziel führen. Um bis zu 25 Prozent könnten Unternehmen die Produktivität ihrer Mitarbeiter mit Hilfe neuer Technologien steigern.

Generation Z bringt neuen Schwung in die Projektwelt

Eine interessante Entwicklung findet nebenbei fast unbemerkt statt: Während sich ältere Generationen nach und nach aus der Arbeitswelt verabschieden, nimmt die Dominanz jüngerer Generationen stetig zu. Millennials werden laut einer PwC-Studie im Jahr 2020 rund 50 Prozent der globalen Belegschaft ausmachen und der digitalen Transformation einen weiteren Push geben. Zusätzlich tritt bis zum Ende dieses Jahrzehnts mit Gen Z die erste Generation in die Arbeitswelt ein, die in einer vollständig vernetzten Welt aufgewachsen ist.


Google hat es in seiner Studie zur Arbeitswelt im Jahr 2020 so formuliert: Digital Natives, die im Zuge der Digitalisierung aufgewachsen sind, und Digital Immigrants, für die das Digitale weitgehend Neuland ist, werden ihren Arbeitsalltag gemeinsam bestreiten müssen. Realistisch betrachtet, so Google, könne diese Harmonie jedoch nur durch den kompromisslosen Einsatz neuer Technologien hergestellt werden, da sich Vertreter der Millennial-Generation und der Generation Z wohl kaum auf eine Rolle rückwärts und steinzeitlich anmutende Softwareanwendungen einließen. Das explosive Wachstum von Online-Kollaborationsplattformen wie Slack und Cloud-basierten Projektmanagement-Tools wie Trello und Wrike sind kein Zufall, sondern ein verlässliches Symptom für das Entstehen einer neuen Arbeits- und Projektwelt, in der die digitale Transformation in vollem Gange ist.

 


Neue Tools für das Projektmanagement wie Slack profitieren vom wachsenden Bedürfnis nach Vernetzung und Kollaboration

Image: TechCrunch

 

Produktivität durch Vernetzung und Kollaboration steigern

Aus eigener Projekterfahrung wissen wir, dass das Kontrollbedürfnis jüngerer Generationen wenig, das Produktivitätsergebnis dagegen umso höher ausgeprägt ist. Microsoft fand heraus, dass für 93 Prozent der Millennials Produktivität der Schlüssel zum Glück ist. Wir haben eine ziemlich konkrete Meinung dazu, was dies für das Projektmanagement der Zukunft bedeutet und vermutlich erahnen Sie es bereits selbst: Herkömmliche Organisationsstrukturen und hierarchisch geprägte Leadership-Ansätze gehören der Vergangenheit an. Die künftige Herausforderung für das Projektmanagement wird darin bestehen, virtuelle Teams dazu zu befähigen, Projektziele weitgehend selbstständig zu erreichen – mehr darüber erfahren Sie in unserem letzten Blogbeitrag.

Excel und vergleichbare Tools suggerieren in Bezug auf Planung und Status eines Projektes Scheingenauigkeit und sollen ein Gefühl der Kontrolle vermitteln. Die durch die digitale Transformation geschaffene Offenheit und Transparenz einer Organisation verlangen dagegen einen Ansatz, der auf gemeinsamen Zielen und Zusammenarbeit basiert. Wir haben es mit einem neuen Phänomen zu tun, für das sich althergebrachte Anwendungen nicht mehr eignen. Gleichzeitig bietet die Digitalisierung aber auch neue Lösungen – wir hatten bereits weiter oben drei hilfreiche Tools für den Projektalltag erwähnt. Der Fokus dieser drei Tools liegt darauf, Produktivität durch bessere Vernetzung und Kollaboration zu fördern. Ergänzen würden wir dies durch regelmäßige Online-Umfragen im Projektteam, um den Fortschritt Ihrer Projekte jederzeit transparent im Auge zu behalten und auf Hindernisse und Risiken schnell reagieren zu können.

 

Fazit: Wir haben prinzipiell nichts gegen Excel & Co., doch die digitale Transformation bietet neue Möglichkeiten, um Projekte mit Hilfe moderner Tools effizienter zu managen. Gerade für jüngere Generationen liegt der Schlüssel zum beruflichen Glück im Faktor Produktivität – und der lässt sich nur durch mehr Offenheit, Kollaboration und Transparenz nachhaltig verbessern. Welche neuen Tools nutzen Sie in Ihrer Projektarbeit? Wir freuen uns auf Ihr Feedback – fordern Sie noch heute eine kostenfreie Live-Demo von Surwayne an und folgen Sie uns auf LinkedIn und Twitter!

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Jasmin Daneschumand

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