Projekt-Monitoring: Wie Projektmanager den Verlauf von Projekten präziser voraussagen können

Image: Dotshock/Shutterstock.com
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Wenn nur jedes zweite Projekt die gewünschten Ziele erreicht, wie es die Kommunikationsexpertin Ute Sommer in einem unserer letzten Blog-Beiträge bestätigte, läuft beim Projekt-Monitoring etwas gründlich schief. Für das Scheitern von Projekten gibt es viele Ursachen. Heute wollen wir uns allerdings mit einer anderen Frage beschäftigen: Wie kann es überhaupt erst soweit kommen, dass ein Projekt nicht mehr zu retten ist? Wenn die Hälfte aller Projekte nicht erfolgreich ist, verfügen Projektmanager offensichtlich nicht über die richtigen Methoden und Tools, mit deren Hilfe sich der Projektverlauf besser überwachen und die katastrophale Projektbilanz rechtzeitig abwenden ließe.

Monitoring und Planung – das Yin und Yang des Projektmanagements

Die Idee des Projekt-Monitoring klingt ebenso einfach wie logisch. Durch das kontinuierliche Überwachen des Projektfortschritts gegenüber der ursprünglichen Planung sind Projektmanager in der Lage, die Erfolgsaussichten ihrer Projekte präziser einzuschätzen. Der fortlaufende Vergleich von Soll und Ist deckt Engpässe und Risiken auf und setzt an, wo die Planung allein nicht mehr greift und die Projektsituation komplexer ist, als es sich in einem Projektplan darstellen ließe. Vor allem in anspruchsvollen Projekten, an denen mehrere Organisationseinheiten eines Unternehmens beteiligt sind und die sich vielleicht sogar auf unterschiedliche Länder erstrecken, greifen auch noch so ausgefeilte Projektpläne zu kurz.

Das Projekt-Monitoring ist sozusagen das hemdsärmelige Gegenstück zu einem fein säuberlich ausgearbeiteten Projektplan und hilft Projektmanagern zu kontrollieren, ob sich ein Projekt auf dem richtigen Weg befindet. Bei Abweichungen erarbeitet der Projektmanager neue Maßnahmen und stimmt diese mit seinem Auftraggeber ab. So weit die Theorie. In der Praxis scheitert Projekt-Monitoring meist an fehlender Kontinuität und mangelnder Transparenz. Wenn sich das Projektumfeld mit einer hohen Dynamik verändert, reichen wöchentliche oder gar monatliche Review-Meetings längst nicht mehr aus, um bei drohenden Planabweichungen zeitnah reagieren zu können.

 

Wenn alle viel wissen, aber nur einer spricht

Außerdem spricht in Review-Meetings meistens nur einer – und das ist der Projektmanager, der zwar den Überblick bewahrt, doch der Teufel steckt bekanntlich im Detail. Zügig führt er die Meeting-Teilnehmer durch PowerPoint-Folien zum Projektstatus. Der Frontalvortrag wird zum didaktischen Albtraum und die eingeplante Zeit für Diskussionen ist wie immer zu knapp bemessen. Teammitglieder, die ebenfalls wertvolle Beiträge zum Stand der Dinge im Projekt leisten könnten, trauen sich nicht aus der Deckung – sei es wegen des besagten Zeitmangels oder aufgrund hierarchischer Hürden.

Sie dürften solche Situationen aus der Projektpraxis kennen. Im Ergebnis kommen mögliche erfolgskritische Risiken, die nicht auf der Folie stehen, sondern in den Köpfen der Beteiligten sitzen, nicht zur Sprache. Nach mehr oder weniger befriedigenden Diskussionen wird das Review-Meeting nach einem Blick auf die Uhr kurzerhand abgebrochen – schließlich ruft schon der nächste Meilenstein im Projekt und für vermeintliche Kaffeekränzchen ist keine Zeit.

 

Projekt-Monitoring – der Kreis muss sich schließen

Dass große Meetings sich nicht eignen, um Detailfragen zu klären, ist unbestritten. Dennoch oder gerade deshalb sollten sich Projektmanager die Frage stellen, wie sie an das besagte Detailwissen, das in den Köpfen der Mitarbeiter sitzt, gelangen und dieses auswertbar machen – und zwar nicht nur einmalig, sondern kontinuierlich. Es geht um Transparenz über mögliche Schwachstellen im Projekt und um kreative Lösungen, die zum Beispiel der Minenkonzern Anglo American Platinum über wiederkehrende Umfragen erhebt. Mit einer Reihe von IT-Projekten will der weltgrößte Platinproduzent seine Technologie-Landschaft im HR-Bereich für das digitale Zeitalter rüsten. Rund 1.500 Mitarbeiter sind davon betroffen und werden in regelmäßigen Abständen zu ihrer Einschätzung des Projekts befragt – natürlich mit Surwayne :-)  Auf Basis des Feedbacks schlägt Surwayne Maßnahmen zur Projektoptimierung vor und analysiert, ob die umgesetzten Maßnahmen erfolgreich waren – ein vollständig geschlossener Projekt-Monitoring-Kreislauf.

Heiko Ammermann von Roland Berger spricht von einem „mehrdimensionalen Puzzle in einem sich ständig verändernden Umfeld“, das es zu lösen gilt. Die steigende Komplexität von Projekten und die zunehmende Volatilität des gesamtwirtschaftlichen Umfelds führen im Projektmanagement zu einer Verlagerung des Schwerpunkt von der Planung auf das Projekt-Monitoring. Oder wie es Howard H. Stevenson und Mihnea C. Moldoveanu bereits 1995 in ihrem sehr lesenswerten Harvard Business Review-Beitrag The Power of Predictability formulierten: „What is happening to predictability in an intensely competitive, rapidly changing global economy? It is being destroyed.“

 

Fazit: Der Ausgang von Projekten lässt sich in einem volatilen wirtschaftlichen Umfeld immer schwieriger vorhersehen – eine gigantische Herausforderung für Projektmanager, die ihr Projekt zum Erfolg führen sollen. Projekt-Monitoring kompensiert die steigende Komplexität, in dem Risiken frühzeitig identifiziert und Optimierungsmaßnahmen eingeleitet werden. Dazu bedarf es flexibler und intelligenter Lösungen, die einen kontinuierlichen Monitoring-Prozess unterstützen und das Feedback möglichst vieler Mitarbeiter integriert. Oder wie es Kommunikationsexpertin Ute Sommer formuliert: „Durch die regelmäßige Befragung der Projektbeteiligten und Umsetzung neuer Ideen lässt sich die Projektlaufzeit um bis zu 35 Prozent reduzieren und die Erfolgsquote um 50 Prozent steigern.“ Wie setzen Sie Ihr Projekt-Monitoring um? Schreiben Sie uns und fordern Sie noch heute eine kostenfreie Live-Demo von Surwayne an!

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