Globale Projektteams aufbauen und managen

Bild: Mooshny/Shutterstock.com
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Die Anzahl talentierter, ehrgeiziger Mitarbeiter, die größtmögliche Flexibilität schätzen, steigt stetig und ist ein großes Potenzial für jedes Unternehmen, das jetzt schon weiter denkt. Laut einer aktuellen Studie verbringen Arbeitnehmer nur 50 bis 60 Prozent ihrer Arbeitszeit am Schreibtisch im klassischen Büro, in verteilten Team wird effizienter gearbeitet. Die Arbeitswelt ist im Wandel und soll demokratischer werden – wodurch gerade auch kleine und mittlere Betriebe mit großen Unternehmen in Wettbewerb treten.

Flexible Arbeitsmodelle sind dabei das Stichwort der Stunde. In Form von digitalen Neuerungen, die verteilte Teams praktikabel machen, eröffnet sich die Möglichkeit für echte Teamarbeit – ganz ohne teures Office am Hot Spot einer attraktiven Großstadt. Lokales Wissen und spezielle Fähigkeiten lassen sich heute weltweit rekrutieren. Dank Remote-Arbeit lassen sich nicht nur verschiedene Zeitzonen optimal nutzen – als Führungskraft oder Unternehmer können Sie auch auf die emotionalen Zeitzonen und spezielle Bedürfnisse der Mitarbeiter eingehen. Das steigert Zufriedenheit und Produktivität und passt gut zu den großen Themen unserer Zeit: Work-Life-Balance und Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

 

Soweit die gute Nachricht, jetzt die schlechte…

Naturgemäß bringen diese Vorteile einen gesteigerten Aufwand für Manager und Teamleiter mit sich. Eine Umstellung auf Projekte in verteilten Teams erfordert neue Strukturen und Arbeitsabläufe. Leider lassen augenscheinlicher Kontrollverlust, und die Furcht davor, keine persönlichen Beziehungen mit Team.Mitgliedern knüpfen zu können, viele Führungskräfte vor dem Wandel zurückschrecken. Viele Teamleiter gehen außerdem immer noch davon aus, dass Mitarbeiter „das Privileg ausnutzen”. Diese Skepsis überträgt sich schnell auf das Team, die Motivation sinkt – und mit ihr die Performance. Die schlechte Nachricht muss jedoch keine schlechte bleiben. Wir haben für Sie recherchiert und eine Strategie in vier Phasen zusammengestellt, mit der Sie ein High-Performance-Team aufbauen, selbst wenn sich Ihre Mitarbeiter über mehrere Kontinente verteilen.

 

Schritt 1: Virtuelles Arbeiten lässt sich planen, also planen Sie

Planen Sie soweit wie möglich im Voraus, um mit dem Thema mobiles Arbeiten bewusster umgehen zu können und nicht bei Projektstart zusammen mit Ihrem Team in das kalte Wasser springen zu müssen. Eventuell wollen Sie kompetente Führungskräfte einstellen, die eine hohe Medienkompetenz aufweisen und nicht bereits vor virtuellen Calls und Meetings zurückschrecken. Gerade ohne festen Arbeitsplatz müssen Teams intelligent gesteuert werden. Schaffen Sie den Regelrahmen für die Zusammenarbeit, denn für mobiles Arbeiten muss diese besonders gut funktionieren. Wann sollen Ihre Mitarbeiter erreichbar sein? Wie werden Abwesenheiten und Termine koordiniert? Sind alle mit den Bedingungen einverstanden?

Ein zentraler Punkt: die richtigen Werkzeuge. Welches Tool kann Routineaufgaben übernehmen? Wie werden sie miteinander kommunizieren? Womit verteilen Sie Aufgaben und behalten den Überblick über den Fortschritt des Projekts? Wie können Sie gemeinsam an einem Ziel arbeiten, ohne gemeinsam in einem Büro zu sitzen? Skype und Google Hangout sind beliebt, wenn es darum geht Teammeetings per Videokonferenz zu koordinieren. Slack hilft bei der Organisation und Kommunikation für verschiedene Aspekte des Projekts. Mit Surwayne bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Schwächen und Verbesserungspotenziale in Ihrem Projekt frühzeitig zu erkennen und Mitarbeiter durch regelmäßige Team-Befragungen zur Beteiligung zu motivieren.

Neben guter Führung und geeigneten Tools sind natürlich auch die Teammitglieder entscheidend für gute Kooperation. Ein Mitarbeiter sollte dabei bestimmte Eigenschaften für mobiles Arbeiten mitbringen. Wenn ein Teammitglied nie erreichbar ist und die Kommunikation gestört ist, entstehen schnell Konflikte. Finden Sie Menschen, die zusammenarbeiten können und wollen. Gestalten Sie ihre Arbeitsbedingungen fair und aktiv. Geben Sie jedem ein Mitspracherecht – vor, während und nach dem Projekt. So schaffen Sie eine Kultur des Vertrauens, aber nicht ohne Regeln.

 

Schritt 2: Der Startschuss fällt mit dem Projekt-Kickoff

Kommunikation ist alles! Teilen Sie Ihre Erwartungen und Ziele von Anfang an, und machen Sie sich jetzt daran, alle Aufgaben zu verteilen. Die grobe Planung steht, nun ist es an der Zeit konkret zu werden. Definieren Sie die Arbeitsabläufe und legen Sie Ziele und Strategien fest. Jedes einzelne Teammitglied muss wissen, was es zu tun hat. Organisieren Sie einen motivierenden Projekt-Kickoff für einen gelungenen Start. Stellen Sie sicher, dass wirklich alle beteiligten Mitarbeiter zugeschaltet sind und Redezeit bekommen. Nutzen Sie diese Treffen, um die Spielregeln nochmal zu verdeutlichen. Flexibilität bedeutet nicht gleich „jeder macht wann, was, wie er will“.

 

Schritt 3: Rituale schaffen und den Teamgeist aktiv managen

Ein wöchentliches Meeting, on- oder offline, zu einer Uhrzeit die für alle annehmbar ist, ist das A und O der Arbeit ohne Kernarbeitszeiten im Office. Sie können dem fehlenden Gespräch im Gang und Einzelgesprächen etwas entgegensetzen, indem Sie erfahrene Mitarbeiter als „Buddies“ für jüngere Teammitglieder einsetzen und gezielt regelmäßige, persönliche Feedback-Gespräche suchen. Video-Chats mit einzelnen Mitarbeitern helfen Nähe zu schaffen.

Um eine Kultur der Zuverlässigkeit zu nähren, können Sie ein wöchentliches Reporting über die Performance mit den einzelnen Mitarbeitern vereinbaren. Die Bedeutung von Feedback kann man kaum unterschätzen, wenn Konflikte vermieden werden sollen die, besonders in verteilten Teams, oft erst zu spät sichtbar werden. Mit Surwayne erfahren Sie übrigens direkt und unbürokratisch, wie es um Ihr Projekt und Ihre Mitarbeiter steht. Nicht den Überblick über den Stand des Projektes zu verlieren, ist extrem wichtig. In einem unserer Blog-Beiträge berichteten wir bereits darüber, dass mangelnde Kommunikation und Unstimmigkeiten in der Teamarbeit eine der Hauptgründe ist warum Projekte oft und häufig abrupt abgebrochen werden oder sich fatal verzögern.

 

Schritt 4: Change-Phase oder Ende des Projekts

Sie haben es geschafft, feiern Sie Ihren Erfolg! Das macht nicht nur Spaß, psychologisch ist es tatsächlich sinnvoll, das Positive festzuhalten und ein Gläschen darauf zu trinken. Laut Minda Zetlin von The Geek Gap motiviert ein würdiger Abschluss gleich doppelt für die Zukunft! Bei aller Freude, nutzen Sie den Zeitpunkt auch für konstruktive Kritik, Verbesserungsvorschläge und eine abschließende Evaluierung. All das können Sie durch eine wirkungsvolle Visualisierung, zum Beispiel anhand von Prezi, in den Köpfen verfestigen und bei einer kleinen Feier daraus ein schönes Finish-up zaubern. Etwas Raum für Networking und vielleicht schon die erste Schmiede für neue Projekte und Teams, das nennen wir einen erfolgreichen Projektabschluss!

 

Fazit: Digitalisierung treibt die Arbeitswelt vor sich her und Teamarbeit steht vor neuen Herausforderungen. Für die Führung eines starken Projektteams bergen virtuelle, verteilte Strukturen neben einigen Hürden große Chancen. Viele Entscheidungen sind zu treffen und Strukturen wollen aufgebrochen werden, deshalb ist eine echte Führungskraft gefragt! Die Grundvoraussetzung: Das Management treibt die neuen Arbeitsformen bewusst voran, fördert und nimmt die verteilten Teams an die Hand. Das wichtigste Mittel: Exzellente Teamarbeit mit besonderem Fokus auf guter Kommunikation, die durch regelmäßiges Feedback sichergestellt wird. Surwayne erlaubt Ihnen alles in einem: Kommunikation zwischen den Teammitgliedern, einfach und ansprechend gestaltete Möglichkeiten für Feedback und ganz nebenbei ein Auge auf den Stand des Projekts.

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Jasmin Daneschumand

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