Hopp oder Top: Warum Ihre Mitarbeiter die Erfolgsaussichten von Projekten am besten einschätzen können

Photo Copyright: shutterstock.com
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Wenn ein Unternehmen den Startschuss für ein wichtiges Projekt gibt, sind Konflikte vorprogrammiert. Kein Projekt, das ernsthaft nachhaltige Veränderungen bewirken soll, kommt ohne Auseinandersetzungen zwischen Fachabteilungen, Management und dem mit der Umsetzung beauftragten Projektteam aus. Wer soll da noch den Überblick behalten, wo Ihr Projekt zu einem x-beliebigen Zeitpunkt steht? Während das Management möglichst klipp und klar über Erfolgsaussichten und Projektrisiken informiert werden möchte, bewegen sich Projektmanager und deren Teams im Spannungsfeld zwischen einem meist ambitionierten Zeitplan und der Chance, als echte Macher in die Unternehmensgeschichte einzugehen.

Auf »Wo stehen wir?« kann es viele Antworten geben

Die Frage, ob eine realistische Einschätzung der Erfolgsaussichten durch das Projektteam selbst sinnvoll ist, scheint also durchaus angebracht. Wer aus eigener Projekterfahrung schöpfen kann, wird wissen, wie unterschiedlich Antworten auf eine einfach Frage am Wochen- oder Monatsende ausfallen können: »Wo stehen wir?« Je nachdem, wen Sie befragen und wann, reicht das Spektrum der Antworten von »alles im grünen Bereich« bis »dunkelrot, Chef!«.

An dieser Stelle fällt es schwer, einen klaren Kopf zu behalten und die richtigen Entscheidungen im Sinne des Projekterfolgs zu treffen. Eine neutrale Einschätzung können Projektsponsoren dagegen eher dann erhalten, wenn sie sich nicht auf die Einschätzung eines Einzelnen oder nur Weniger, sondern auf die Wahrnehmung aller Mitwirkenden eines Projektes einlassen. Es funktioniert nach dem Prinzip Schwarmintelligenz: Alle, die von einem Projekt betroffen sind, haben zwar eine Meinung dazu, werden aber nur selten gefragt.

Bessere Chance auf qualitativ hochwertigeren Input

Dabei könnte Ihnen die gesammelte Einschätzung aller Beteiligten eine qualitativ bessere Antwort auf die Frage nach den Erfolgsaussichten Ihres Projektes geben als die Bewertung eines einzelnen Projektmanagers. Noch dazu können Experten aus den verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens meist auf viele Jahre fachliche Erfahrung zurückgreifen und neben ihrer Einschätzung zum Projektstatus fundierte Vorschläge liefern, was sich im Projekt verbessern ließe.

Das Gabler Wirtschaftslexikon definiert Schwarmintelligenz als »den gezielten Einsatz von Fähigkeiten von Individuen und der Macht der Masse zur Lösung von Problemen und Bewältigung von Anforderungen.« Übertragen auf ein komplexes Projekt in Ihrem Unternehmen wagen wir die These, dass sämtliches Wissen, das für eine verlässliche Bewertung Ihres Projektes benötigt wird, in den Köpfen Ihrer Mitarbeiter vorhanden ist. Wer sollte die Rahmenbedingungen Ihres Projektes besser beurteilen können als vertraute Mitarbeiter? Die Kombination aus breitem Erfahrungshorizont und der Kenntnis der eigenen Leistungsfähigkeit führt zu einer qualifizierten, wenn auch subjektiven Bewertung der Projektchancen. Die Subjektivität wird wiederum neutralisiert durch eine möglichst große Anzahl an Bewertungen, die im »Schwarm« entstehen.

Betroffene und Beteiligte regelmäßig befragen

Der amerikanische Journalist James Surowiecki schrieb bereits in seinem 2004 erschienenen und nach wie vor aktuellen Bestseller The Wisdom of Crowds davon, dass eine heterogene Gruppe individuell entscheidender Menschen eher die Gesamtheit aller möglichen Ausgänge eines Ereignisses repräsentiere und damit besser in der Lage sei, Voraussagen für die Zukunft zu treffen, als ein einzelner Fachmann. Beteiligte und Betroffene Ihres Projektes können in ihrer Gesamtheit also sehr viel präziser Angaben zu Risiken, Terminen und Optimierungspotenzialen machen, als dies ein einzelner Projektmanager oder ein kleines Projektteam könnten. Doch wie erheben Sie diese Informationen möglichst effizient und ohne störende Eingriffe in den Projektablauf?

Befragen Sie alle an Ihrem Projekt beteiligten Mitarbeiter ganz einfach regelmäßig. Achtung, Disclaimer: Surwayne ist nicht nur der Herausgeber dieses Blogs, den Sie gerade lesen, sondern bietet auch ein Umfrage-Tool an, mit dem Sie die Projektarbeit in Ihrem Unternehmen nachhaltig verbessern können. Unternehmen wie Lufthansa Technik setzen bereits auf die Intelligenz der Masse und führen in regelmäßigen Abständen Projektbefragungen durch. Die Fragebögen bestehen aus bis zu zehn Fragen und lassen sich mit wenigen Klicks per Smartphone, Tablet oder Computer beantworten. Quasi in Echtzeit kann sich das Projektteam ein Bild davon machen, wie der intelligente »Schwarm« das Vorhaben einschätzt und welche Verbesserungsvorschläge zur Debatte stehen. Langweilige und wenig aussagekräftige Statusberichte gehören damit der Vergangenheit an.


Fazit: Man muss die Wahrheit nicht mögen, um sie zu akzeptieren. Aber wo Ihre Projekte stehen, sollten Sie besser wissen. Nutzen Sie die kombinierte Intelligenz aller Beteiligten, anstatt sich auf die Einschätzung einzelner Projektmitarbeiter zu verlassen. Regelmäßige Online-Umfragen gehen schnell, machen Spaß und liefern wertvolle Informationen zum Projektstatus. Wie stellen Sie für Ihr Unternehmen sicher, dass Sie die Erfolgsaussichten Ihrer Projekte jederzeit zuverlässig einschätzen können? Wir freuen uns auf Ihre Anregungen – besuchen Sie uns auf Facebook!

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Jasmin Daneschumand

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