Wie wir auf Surwayne gekommen sind

Bei meiner früheren Tätigkeit als Projektleiter bei Boston Consulting und heute als Team- und Projekt-Coach in meiner eigenen Firma, The Team Enablers, ist die Frage, die mir und vielen meiner Kollegen immer wieder gestellt wird, folgende: „Wie können wir die Arbeit im Team verbessern?“

Häufig wurde ich in Firmen mit Situationen konfrontiert, die bei mir ein merkwürdiges Gefühl verursachten – in Bezug auf die Projekt- oder Teamarbeit: Projektmanager, die nicht an Projektmeetings teilnahmen, weil sie sich mit solchen Kleinigkeiten nicht abgeben mochten und dabei keinerlei Schuldgefühle hatten, Mitarbeiter, die stur und gelassen vor sich hin arbeiteten, obwohl sich die Prioritäten innerhalb des Projekts schon längst verändert hatten oder als völlig veraltet angesehen werden sollten.

Angenommen, bei einem Projekt dieser Art gibt es einen Projektmanager (Jahresgehalt z.B. € 80.000) und Fachleute aus verschiedenen Abteilungen mit je € 60.000 ..... Sie können ohne weiteres noch mehrere Hundert Euro an Kosten für ein einziges nutzloses Meeting hinzurechnen oder über € 100.000, die für wenige Monate mit dem Projekt verschwendet werden. Wenn noch Kosten für externe Berater entstehen, kommt es zu einer völlig neuen Dimension. Und wenn dann nach einer frustrierenden Teamerfahrung sich die Mitarbeiter anderweitig umsehen oder nur noch minimalen Einsatz zeigen, wird alles sogar noch kostspieliger.

Für mich beinhalten Projekt- und Teamarbeit sechs wesentliche Faktoren, die dazu beitragen, die Mitarbeiter so zu motivieren, dass sie ihren Fähigkeiten entsprechend das Beste geben und damit echten Wert generieren:

  1. Wertschöpfung – nur wenn die Teammitglieder der Ansicht sind, dass sie einen wertvollen Beitrag zum Erfolg des Unternehmens leisten, dass sie etwas bewegen, dass ihre Tätigkeit sich auf den Erfolg auswirkt, werden sie sich engagiert für ihre Arbeit einsetzen.
  2. Projektmanagement und Kommunikation – dies muss funktionieren:  Schlecht geplante, strukturierte und schlecht umgesetzte Projekte werden entweder extrem kostspielig (im Hinblick auf den Wert, den sie generieren sollten) oder sie verlaufen im Sande. Und ohne Kommunikation läuft im Projektmanagement gar nichts.
  3. Teamwork – Teams sind häufig gar keine Teams, sondern nur eine Gruppe von Menschen. Individuelle Rollen, Interaktionen und Zielorientierung müssen definiert und unterstützt werden. Mit anderen Worten: Stehen wir auf dem Bahnsteig, und jeder will irgendwo anders hinfahren oder gehen wir mit einem gemeinsamen Ziel auf die Reise?
  4. Persönliche Entwicklung – es ist nicht nur das Unternehmensmanagement, das ein Ziel vor Augen hat, auch die Mitarbeiter haben Wünsche, Ziele und Ambitionen. Dies wird bei der Projektarbeit häufig übersehen. Dann, nach Monaten harter Arbeit, ist alles wieder beim Alten. Würden Sie in einer solchen Situation zu Höchstleistungen auflaufen?
  5. Nachhaltigkeit – kurzfristige Befriedigung in der Projekt- und Teamarbeit hat schon manche Karriere angeschoben – es ist jedoch niemals im besten Interesse der Mitarbeiter, des Unternehmens oder der Inhaber gewesen. Die kurzfristige Betrachtungsweise verschwendet Geld – dies ist nun einmal so.
  6. Übereinstimmung mit der Unternehmenskultur- sie ist die DNA Ihres Unternehmens. Es funktioniert einfach nicht, ein Projekt mit der Holzhammermethode in einem “guten” Unternehmen durchzuziehen oder in einer Firma mit einer Kultur aggressiver Performance-Indikatoren stundenlang Kekse herumzureichen. Wenn Team- oder Projektmanager hierbei auf das falsche Pferd setzen, wird sich dies auf lange Sicht rächen. Möglicherweise ist die Umwandlung beabsichtigt, und in diesem Fall ist ein strukturierter Ansatz nötig.

Wie können diese Faktoren umgesetzt  werden?

Manager müssen sich über diese Probleme im Klaren sein und Schwachpunkte erkennen. Sie sind der Schlüssel zur Veränderung, oder mit anderen Worten: Der Fisch stinkt vom Kopf her! Wir von The Team Enablers arbeiten direkt mit den Projektteams, um diese Probleme anzugehen. Mit meinem Kollegen Artur Heinze und anderen Freunden überlegte ich, wie vieles für alle Beteiligten einfacher, schneller und direkter laufen könnte. Die Lösung tauften wir „Surwayne“.

Mit Surwayne haben wir eine Online-Lösung geschaffen, die dies für Teams jeder Art und mit ganz unterschiedlichen Budgets erreichbar macht.

Surwayne verwendet eine extrem einfache und ansprechende Online-Umfrage, um alle Stakeholder in einem Projekt über die sechs genannten Kategorien zu befragen. Die Befragten klicken auf Smileys, und auch Kommentare können hinzugefügt werden. Zehn einfache Fragen mit einem Zeitaufwand von höchstens zwei Minuten – ganz einfach.

Unser Tool stellt dann für den verantwortlichen Manager heraus, wo Schwachpunkte im Team oder dem Projekt zu sehen sind. Daraufhin liefert Surwayne praxiserprobte und bewährte Verbesserungsvorschläge für diese Schwachpunkte. Wenn Mitarbeiter z.B. in der Umfrage fehlende Klarheit bei den zugewiesenen Aufgaben bemängeln (und diesen Punkt mit ☹ kennzeichnen), unterbreitet Surwayne dem Projektmanager Vorschläge, wie dies geändert werden könnte. Einer der Vorschläge in diesem speziellen Fall wäre die Durchführung eines Meetings, um die Zuweisung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu klären.

Noch vor der Inbetriebnahme haben wir das Tool in realen Unternehmen getestet – z.B. bei der Lufthansa – wo in nur einem Projekt die Anliegen von mehr als 30 Mitarbeitern in verschiedenen Abteilungen berücksichtigt wurden. Vorher hätten endlose Interviews geführt werden müssen, um zu entdecken, was geändert werden musste.

Und um der Nachhaltigkeit Genüge zu tun, befragt Surwayne die Teammitglieder in regelmäßigen Intervallen, beispielsweise alle zwei Wochen, um echte Verbesserungen zu gewährleisten. Sonst wäre es wieder nur ein Sieg für jene, die zwar kurzfristig glänzen, aber keine bleibenden Erfolge umsetzen.

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Jasmin Daneschumand

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