Projektmanagement mit Durchblick: Medientechnik-Spezialist DEKOM setzt auf Surwayne

Bild: DEKOM
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Als einer der führenden Systemintegratoren für professionelle Medien- und Konferenztechnik betreut DEKOM Großprojekte in ganz Europa und manchmal sogar weltweit. Das 1998 gegründete Hamburger Unternehmen hat sich als Full-Service-Dienstleister auf audiovisuelle Kommunikation spezialisiert. Von Konferenzräumen über Kongresszentren bis hin zu Plenarsälen und ganzen Musikarenen: DEKOM berät herstellerunabhängig, entwickelt die jeweils am besten geeignete Lösung und kümmert sich um die erfolgreiche Implementierung.

Anspruchsvolle Projekte durch Trend zur Vernetzung und Kollaboration

„Jedes Projekt ist anders, aber unsere Projekte sind immer sehr umfangreich“, berichtet Thomas Aicheler, der bei der DEKOM AG als Prokurist für den Bereich Engineering verantwortlich ist. „Vereinfacht gesagt, haben wir früher unser Geschäft mit dem Verkauf von Beamern und Konferenzsystemen gemacht. Doch heute liegt unser Fokus auf der Systemintegration und der Entwicklung kompletter Lösungen für unsere Kunden.“ Dass die Anforderungen der Kunden von DEKOM immer weiter steigen, hängt mit dem wachsenden Bedarf an ausgefeilten Lösungen zur Kollaboration und Kommunikation zusammen. Trendthemen wie Arbeit 4.0 verlangen nach technischen Lösungen – und die hat DEKOM parat.

Als vor einigen Jahren in Frankfurt der Grundstein für den Neubau der Europäischen Zentralbank gelegt wurde, ahnte DEKOM noch nicht, dass es nur wenige Monate später mit der Ausstattung des knapp 200 Meter hohen Bürogebäudes mit modernster Konferenztechnik beauftragt werden würde. Zwei bis drei Jahre Laufzeit erreichen Projekte dieser Größenordnung. Noch dazu wird die standortübergreifende Vernetzung immer wichtiger, was die Komplexität zusätzlich erhöht. Die Naturschutzorganisation WWF etwa ist in mehr als 100 Ländern aktiv. Kürzlich wurde DEKOM mit der Einrichtung eines Cloud-basierten Konferenzsystems für die deutschen WWF-Standorte beauftragt. Über die neue Lösung können alle Mitarbeiter per Video miteinander kommunizieren, sei es in den Meetingräumen in einem der WWF-Büros oder von unterwegs per Smartphone oder Notebook.

 

Projekt-Monitoring und -Controlling auf Basis des Feedbacks der Kunden

„Mit unseren Lösungen helfen wir unseren Kunden, die Zukunft der Arbeit zu gestalten“, so Thomas Aicheler. „Es geht also nicht mehr nur um die Installation von ein paar technischen Geräten. Wir greifen tief in die Arbeitsabläufe unserer Kunden ein. Da wollen wir natürlich sicherstellen, dass wir die Projektziele gemeinsam mit unseren Kunden erreichen.“ DEKOM beschäftigt sich bereits seit längerer Zeit mit dem Thema Projektcontrolling. „Wir haben eine Lösung gesucht, die uns dabei hilft, den Status unsere Projekte jederzeit transparent zu ermitteln – und zwar idealerweise unter direkter Einbeziehung unserer Kunden. Denn nicht wir sollten unsere Projekte selbst beurteilen, sondern das Feedback unserer Kunden ist entscheidend.“

Eine zusätzliche Herausforderung liegt bei DEKOM darin, dass jeder Projektmanager mehrere Projekte gleichzeitig leitet. Bei 30 DEKOM-Standorten in ganz Europa entsteht so eine Komplexität, die sich mit herkömmlichen Projektmanagement-Tools wie Microsoft Project nicht mehr managen ließe. Deshalb hat sich DEKOM für Surwayne entschieden. In regelmäßigen Abständen wird eine digitale Umfrage mit neun Fragen zum Projekt per E-Mail an alle Beteiligten geschickt, darunter Architekten, Elektroplaner, Endanwender sowie Projektleiter auf Seiten des Kunden. Da die Beteiligten den Fragebogen mit wenigen Klicks online beantworten, ist der Projektstatus für Thomas Aicheler und sein Team sofort sichtbar.

 

Automatische Projektüberwachung im Hintergrund

„Surwayne übernimmt für uns die Projektüberwachung im Hintergrund“, so Thomas Aicheler. „Mit diesem Ansatz kontrollieren wir uns zum einen selbst. Zum anderen lernen wir durch das unmittelbare Feedback unserer Kunden, wie wir besser werden können.“ Neben der Beantwortung der Fragen können die befragten Kunden Verbesserungsvorschläge in Surwayne eingeben. Damit hat DEKOM ein neues Instrument zur Qualitätssicherung und zur kontinuierlichen Verbesserung gefunden. „Ein interessanter Nebeneffekt: Die regelmäßige Befragung schafft ein offenes Verhältnis und vollständige Transparenz für alle Beteiligten. Dadurch bauen wir das Vertrauensverhältnis mit unseren Kunden noch weiter aus. Unsere Projekte sind komplex. Da ist es von Anfang an wichtig, eine solide Vertrauensbasis herzustellen.“

 

Fazit: Die DEKOM AG, Systemintegrator für Videokonferenz- und Medientechnik, stattet Unternehmen und Organisationen mit umfangreichen Konferenzlösungen aus. Bis zu drei Jahre Projektlaufzeit sind keine Seltenheit, zahlreiche Personen arbeiten an den Projekten mit. DEKOM hat sich für Surwayne als Lösung für das Projekt-Monitoring und die Qualitätssicherung entschieden. Regelmäßig werden alle Projektbeteiligten befragt, wodurch DEKOM den Projektstatus jederzeit überblickt und Verbesserungsmaßnahmen einleiten kann. Schreiben Sie uns, wenn Sie mehr über die Vorteile von Surwayne erfahren möchten – oder testen Sie Surwayne noch heute kostenlos und ganz unverbindlich!

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